În aparență, contabilitatea începe și se termină cu facturi, declarații și taxe. În realitate, însă, o contabilitate bine gestionată poate deveni unul dintre cele mai importante instrumente de decizie dintr-o companie. De la alegerea formei juridice și monitorizarea TVA-ului până la cash-flow, costul real al unui angajat sau pregătirea pentru un control fiscal, cifrele spun povestea businessului – cu condiția să fie înțelese la timp.
În dialogul pentru Careers & Business, Ioana Danilă explică ce ar trebui să știe un antreprenor înainte de înființarea firmei și pe parcursul dezvoltării afacerii, care sunt cele mai frecvente greșeli contabile și fiscale și de ce relația dintre antreprenor și contabil trebuie să fie una bazată pe comunicare constantă, nu doar pe transmiterea documentelor.
C&B: Care sunt primele lucruri pe care ar trebui să le facă un antreprenor din punct de vedere contabil la început de activitate?
Ioana Danilă: În opinia mea, primul pas ar trebui făcut chiar înainte de depunerea actelor la Registrul Comerțului: antreprenorul ar trebui să ia legătura cu un contabil care să îl ajute să înregistreze compania corect din punct de vedere fiscal, de la forma de organizare până la vectorul fiscal potrivit activității. Apoi, după înființarea companiei, documentele trebuie transmise contabilului, iar acesta devine împuternicit pe firmă pentru depunerea declarațiilor fiscale și obține acces în SPV. Următorul pas este achiziționarea Registrului Unic de Control de la ANAF. Par lucruri tehnice, dar acestea sunt, de fapt, fundațiile pe care se construiește relația companiei cu statul pe parcursul întregii sale activități.
C&B: Cum alegem între PFA și SRL?
Ioana Danilă: PFA-ul este potrivit mai ales pentru persoanele care prestează servicii bazate pe propria muncă, în diverse domenii de activitate, în special atunci când veniturile se situează în jurul valorii de 125.000 de lei anual.
SRL-ul este mai potrivit pentru antreprenorii care își doresc o afacere în continuă dezvoltare și creștere financiară, fără limitările specifice PFA-ului. Este, de asemenea, o formă de organizare mai potrivită pentru cei care iau în calcul, la un moment dat, accesarea unor fonduri europene sau a unor finanțări bancare. Așadar, alegerea nu ar trebui privită doar prin prisma birocrației. Trebuie să ținem cont de direcția în care vrem să crească afacerea.
C&B: Cum trebuie să documenteze un antreprenor o cheltuială pentru ca aceasta să fie deductibilă?
Ioana Danilă: În funcție de natura cheltuielii, pot fi necesare factura, contractul, devizul, situația de lucrări sau orice alt document care demonstrează că acea cheltuială a fost efectuată în scopul desfășurării activității companiei și al obținerii de venituri. Regula de aur este simplă: dacă nu poți demonstra de ce a fost făcută o cheltuială, ANAF spune că aceasta nu este deductibilă.
C&B: Care sunt cele mai frecvente probleme pe care le întâlniți la firme preluate de la alți contabili?
Ioana Danilă: De cele mai multe ori, problema pornește de la lipsa unei comunicări periodice între contabil și antreprenor. Dacă contabilul nu solicită constant informații despre activitatea reală a companiei, pot apărea situații care, luate separat, par mici, dar care, adunate, pot costa foarte mult. Vorbim despre solduri denaturate ale furnizorilor și clienților, sume retrase din societate fără justificare, depășirea plafonului legal de casierie (50.000 de lei), stocuri eronate din cauza lipsei inventarierii periodice sau depășirea plafonului de TVA fără ca antreprenorul să fie avertizat la timp. Pot apărea și probleme legate de recuperarea sumelor pentru concedii medicale sau de evaluarea imobilizărilor pentru primărie, care poate conduce la un impozit mai mare. Luată separat, fiecare dintre aceste probleme pare minoră și izolată, însă împreună generează costuri importante și afectează încrederea antreprenorului în relația cu contabilul.
C&B: Cum urmărește un antreprenor cash-flow-ul fără cunoștințe contabile avansate?
Ioana Danilă: Cel mai simplu este să înceapă cu un fișier Excel în care să noteze zilnic încasările și plățile. Nu este nevoie de ceva sofisticat la început. Pentru cei care vor să meargă mai departe există și șabloane cu previziuni pe perioade mai lungi.
C&B: Cum ajută digitalizarea activitatea contabilului?
Ioana Danilă: Digitalizarea facilitează accesul direct, din SPV, la facturile emise și primite și permite preluarea automată a extraselor de cont în softul contabil. Noi nu mai depunem declarațiile manual, direct pe platforma e-guvernare, ci folosim un soft care le depune automat, semnalează eventualele erori și le salvează organizat pe firme, pe tipuri de declarații și pe perioade.
C&B: Când se înregistrează o firmă în scopuri de TVA și cum trebuie urmărit plafonul?
Ioana Danilă: Plafonul este de 395.000 de lei, iar firma devine plătitoare de TVA din ziua în care depășește acest prag, nu la finalul anului. Tocmai de aceea, monitorizarea trebuie făcută permanent. Contabilul ar trebui să îi comunice antreprenorului, lunar, la ce nivel a ajuns cifra de afaceri, iar antreprenorul trebuie, la rândul său, să îl informeze atunci când estimează că se apropie de plafon. Este o responsabilitate care funcționează în ambele sensuri.
Înregistrarea în scopuri de TVA poate fi și o opțiune, încă de la înființare sau ulterior, din considerente strategice. De exemplu, acest lucru poate avea sens dacă firma face achiziții importante cu TVA deductibil sau își schimbă domeniul de activitate. Important este ca înregistrarea în scopuri de TVA să pornească de la o nevoie reală a firmei, nu doar de la faptul că un partener de afaceri solicită acest lucru.
C&B: Ce trebuie să știe un antreprenor despre amortizarea mijloacelor fixe înainte de a face o investiție importantă?
Ioana Danilă: Există o confuzie frecventă: aceea că, dacă un mijloc fix este plătit integral, întreaga valoare devine automat cheltuială deductibilă în luna achiziției. Pragul este de 5.000 de lei. Pentru bunurile care depășesc această valoare, cheltuiala se amortizează treptat, pe durata legală de amortizare. În cazul unei mașini, de exemplu, perioada prevăzută în legislație este de patru până la șase ani. Pentru o mașină cu o valoare considerabilă, recomandarea este alegerea perioadei maxime de amortizare, astfel încât suma care depășește plafonul deductibil lunar de 1.500 de lei să fie cât mai mică.
C&B: Care este costul real al unui angajat pentru companie?
Ioana Danilă: Este o întrebare pe care antreprenorii ar trebui să și-o pună înainte de a face angajarea, nu după. La un salariu minim brut de 4.325 de lei, salariul net ajunge la 2.699 de lei. La acesta se adaugă contribuția asiguratorie pentru muncă, de 93 de lei, astfel încât costul total suportat de angajator ajunge la 4.418 lei pe lună, respectiv 53.016 lei anual. Este important ca antreprenorul să privească această cheltuială la nivel anual și să o includă în deciziile privind regimul de impozitare și rentabilitatea afacerii.
C&B: Cum ar trebui să se pregătească o companie pentru o eventuală inspecție fiscală ANAF?
Ioana Danilă: Inspecțiile fiscale pot avea forme diferite, de la inspecțiile pentru rambursarea TVA până la controale de fond sau verificarea unor neconcordanțe între declarații. Pentru a reduce riscul amenzilor sau al recalculării TVA-ului, impozitului pe profit și contribuțiilor sociale, este esențial ca fiecare cheltuială să fie încadrată corect încă din momentul înregistrării și să existe documente justificative solide. Cea mai bună pregătire pentru un control fiscal nu se face în seara dinaintea vizitei inspectorilor. Se face în fiecare lună, prin disciplină documentară.
C&B: Care sunt cele mai frecvente greșeli de facturare?
Ioana Danilă: Printre cele mai des întâlnite se numără netransmiterea facturilor în SPV în termenul legal de cinci zile lucrătoare, aplicarea unei cote greșite de TVA și neverificarea furnizorului atunci când este primită o factură. Un exemplu relevant îl reprezintă achizițiile realizate prin platforme online. În cazul eMAG, de pildă, este important ca antreprenorul să transmită factura către contabilitate și să verifice cine este efectiv emitentul. O companie poate presupune că factura este emisă de entitatea românească pe care o asociază cu platforma, când, în realitate, documentul poate proveni de la un furnizor extern. Astfel de detalii pot avea consecințe asupra regimului de TVA și asupra raportării fiscale.
C&B: Care sunt indicatorii financiari esențiali?
Ioana Danilă: Aș spune că, la minimum, antreprenorul trebuie să urmărească trei indicatori: cifra de afaceri, profitul sau pierderea și marja de profit. Nu trebuie să fii specialist în finanțe pentru a face asta. Important este să ceri aceste informații contabilului în fiecare lună și să înțelegi tendința, nu doar o cifră izolată.
C&B: Ce trebuie să urmărească firmele care lucrează cu furnizori sau platforme din UE și din afara UE?
Ioana Danilă: Depinde foarte mult de obiectul de activitate și de situația fiscală a companiei. Pentru firmele neplătitoare de TVA este important, de exemplu, să solicite codul de TVA intracomunitar înainte de a primi facturi de la platforme precum Meta (Facebook) sau Google, acolo unde regulile fiscale aplicabile impun acest lucru. De asemenea, datele fiscale ale companiei trebuie introduse corect în aceste platforme, iar facturile emise lunar trebuie transmise contabilului la timp. Altfel, riscul de erori de raportare crește.
C&B: Cum ar trebui să arate raportarea lunară către antreprenor?
Ioana Danilă: Un raport lunar cu adevărat util ar trebui să includă cifra de afaceri din luna respectivă, dar și cifra cumulată de la începutul anului, precum și profitul sau pierderea atât pentru luna analizată, cât și cumulat. Dacă societatea este plătitoare de TVA trimestrial, raportul ar trebui să conțină și informații privind TVA-ul de plată sau de recuperat aferent fiecărei luni, astfel încât șocul de la închiderea trimestrului să nu fie prea mare. La fel și în cazul impozitului pe profit. În plus, antreprenorul trebuie să știe dacă există sume ridicate din firmă fără justificare și ce impact fiscal pot avea acestea. Un raport care oferă doar cifre seci, fără context, nu ajută suficient la luarea deciziilor. Comunicarea contabilă trebuie să includă și explicații.
C&B: Ce trebuie analizat pentru aplicarea regimului de impozitare pe veniturile microîntreprinderilor?
Ioana Danilă: Impozitul de 1% pe veniturile microîntreprinderilor este condiționat de îndeplinirea anumitor criterii, printre care existența a cel puțin unui angajat cu normă întreagă. De asemenea, atunci când un antreprenor deține mai multe companii și are o participație de până la 25% în fiecare, trebuie analizată cifra de afaceri cumulată și eligibilitatea pentru regimul respectiv. În practică, alegerea regimului de impozitare trebuie făcută după o analiză a situației concrete a companiei, nu pornind de la ideea că o anumită variantă este automat mai bună.
C&B: Ce trebuie să știe un antreprenor care a ridicat dividende în anul precedent?
Ioana Danilă: În funcție de suma ridicată, antreprenorul are obligația de a depune Declarația unică și de a plăti CASS până la termenul legal de 25 mai al anului următor. Este un exemplu bun pentru o regulă mai generală: banii scoși din companie nu trebuie tratați informal. Orice retragere trebuie înțeleasă din perspectiva efectelor sale contabile și fiscale.
C&B: Dacă ar fi să transmiteți un singur mesaj antreprenorilor, care ar fi acesta?
Ioana Danilă: Să nu privească contabilitatea ca pe o obligație administrativă care trebuie bifată la finalul lunii. Contabilitatea trebuie să fie un instrument de management. Antreprenorul trebuie să știe unde este compania din punct de vedere financiar, cât produce, cât cheltuie, ce bani are disponibili, ce obligații urmează și ce riscuri fiscale există. Iar pentru ca acest lucru să se întâmple, contabilul și antreprenorul trebuie să comunice constant. Contabilul are nevoie să cunoască activitatea reală a firmei, iar antreprenorul are nevoie să înțeleagă ce îi transmit cifrele.
